Przygotowując zdjęcia, należy je opisać zgodnie ze standardem IPTC. Informacje te zostaną pobrane przez nasz system do bazy danych. Ponadto każdy fotografik posiada dostęp do własnych zdjęć poprzez swoje konto w serwisie photospoland.com. Po przesłaniu do nas zdjęć, ich miniaturki zostaną przez nas wyeksportowane na stronę www. Od tego momentu fotografik, logując się na stronie, będzie mógł dokonać opisu własnych zdjęć on-line.

Słowa kluczowe są niezbędne podczas wyszukiwania zdjęć. Opisując zdjęcia, należy spojrzeć na nie z pozycji potencjalnego klienta. Tworząc słowa kluczowe dla zdjęcia, szukamy sposobu, aby opisać zdjęcie w tak obszerny sposób jak tylko jest to możliwe. Mając do czynienia ze zróżnicowana grupą odbiorców, trzeba zdawać sobie sprawę z faktu, że nie dla każdego przygotowane słowa kluczowe znaczyć będą to samo.

Jak więc zacząć opisywanie? Zacznij od zrozumienia zdjęcia. Dobrze napisane słowa kluczowe muszą zawierać następujące pojęcia:

Kto, Co, Dlaczego, Kiedy, Jak i Gdzie?

Nie każde opisywane zdjęcie będzie wymagać opisania tych wszystkich pojęć, ale każdorazowo warto sprawdzić czy nie pominięto tych elementów opisu.

• Czy na zdjęciu są ludzie? Czy jest to obiekt? Czy wydarzenie? Jeżeli są ludzie, to kobieta czy mężczyzna? Czy można określić ich stopień pokrewieństwa, status, zawód? (matka, ojciec, syn, lekarz, kierowca itp.).
• Należy określić wiek osób przedstawionych na zdjęciu ( np. 18-30 lat, 40-50 lat itp.) i opisowo określić wiek np.: młodzież, nastolatki, seniorzy.
• Kto jest przedstawiony na zdjęciu? Czy jest to osoba publiczna? Wówczas można podać nazwisko.
  

• Co widzisz na zdjęciu? Określ za pomocą przymiotników wygląd: np. wysokie, krótkie, żywe, ostre, itp.
• Co obiekt robi na zdjęciu? Czy jest bez ruchu? Co robi? (np biegnie, skacze, pracuje, siedzi , je, pije... itp.).
• Czy widoczne są jakieś istotne elementy? np. odzież, telefon, laptop. samochód, opisz je za pomocą przymiotników (odzież ochronna, telefon komórkowy itp.). Czy widoczne jest jakieś działanie? (praca, odpoczynek, zabawa).
• Jaki jest "wygląd" zdjęcia? (żywy, zamglony)
• Jaki jest dominujący kolor?
  
• Jakie są wyrażone uczucia, nastrój, emocje (np. samotność, radość).

• Czy istnieje możliwość lokalizacji państwa, miasta, województwa, regionu?
• Czy akcja dzieje się wewnątrz czy też na zewnątrz pomieszczenia?

• Kiedy wykonano zdjęcie?
• Datę należy podać jeżeli to istotne wydarzenie lub zdjęcie jest natury dokumentalnej.
• O jakiej porze dnia (np. ranek, południe, noc) i roku (np. zima, wiosna, lato, jesień) wykonano zdjęcie?

• Dlaczego wykonano zdjęcie? (zidentyfikuj, dlaczego fotografia jest ważna).
• Czy to zdjęcie wywołuje jakiekolwiek skojarzenia? (pozytywne, negatywne).

• Jak ważne jest to co widać na zdjęciu?
• Jak opisałbyś zdjęcie, używając przymiotników? (np. głośny, jasny, zimny, ukryty).

• W opisach należy podawać również liczby (np. użycie w opisie słowa "koty" jest wystarczające, ale jeżeli używasz "dzieci" należy też dodać liczbę pojedynczą - "dziecko").
• Nie używaj czasowników (np. użyj "bieganie", nie "biegnij").
• Nie używaj dużych liter chyba że jest to nazwa własna - ułatwia to późniejsze czytanie czytanie przez użytkowników.

• Odbiorca oczekuje, że opisy w obiektywny sposób przedstawiają tematykę zdjęć - bez emocjonalnej interpretacji opisującego.
  

• Słowa kluczowe należy stosować w sposób konsekwentny. Jeżeli piszemy „windsurfing” i obok używamy słowa „wiatr” wówczas oba te słowa kluczowe powinny znaleźć się we wszystkich opisach zdjęć dotyczących windsurfingu.

• Nie należy stosować ludzkich atrybutów i emocji opisując zdjęcia zwierząt. Np. słowa: „uśmiechając się”, „szczęśliwy” są dopuszczalne jeżeli używane są przy opisie ludzi, ale "uśmiechnięty pies" może zmylić osobę poszukującą zdjęcia.

IPTC (International Press Telecommunications Council - Międzynarodowa Rada Prasy i Telekomunikacji) - to standard opisywania zdjęć wykorzystywanym w prasie i profesjonalnych agencjach fotograficznych. Informacje tekstowe (słowa kluczowe, opisy, informacje dotyczące praw autorskich) załączane są do pliku zdjęciowego wysokiej rozdzielczości. Informacje te mogą być edytowane w Photoshopie (File Information w menu File) przeznaczonym do opisywania zdjęcia w systemie IPTC oraz automatycznie importowane do archiwum zgodnego ze standardem IPTC. Szczegółowe informacje pod adresem www.iptc.org